simpan dokumen arsip
simpan dokumen arsip

Mengapa Pengarsipan Dokumen Bermanfaat bagi Bisnis Anda? Ini Dia Jawabannya!

Posted on

Secara garis besar, pengarsipan merupakan proses pemindahan data ke media penyimpanan yang frekuensi penggunaannya tidak terlalu tinggi. Proses simpan dokumen arsip ini bisa dilakukan dengan memindahkan dokumen secara fisik ke ruangan yang tidak digunakan untuk aktivitas kantor harian ataupun di luar kantor, ataupun memindahkan file digital ke perangkat elektronik lainnya.

Aktivitas pengarsipan dokumen ini sebenarnya bisa Anda lakukan secara off-site, seperti ketika Anda menggunakan layanan pengarsipan dokumen pihak ketiga. Terlebih lagi, sebenarnya ada 3 manfaat utama yang bisa bisnis Anda rasakan dengan menggunakan layanan penyimpanan arsip dokumen off-site seperti yang dijelaskan di bawah ini. Selamat membaca!

simpan dokumen arsip
simpan dokumen arsip

Hemat Tempat

Seperti yang sudah Anda ketahui, penyimpanan dokumen dan arsip secara on-site atau in-house berarti Anda harus meluangkan cukup ruang di kantor untuk fungsi yang satu ini. Padahal, belum tentu kondisi perusahaan Anda saat ini memungkinkan adanya area khusus yang memang didedikasikan untuk simpan dokumen arsip. Apalagi jika lokasi kantor Anda berada di kawasan yang harga tanah atau sewanya mahal.

Sebagai alternatif, Anda bisa serahkan kebutuhan pengarsipan dokumen yang sudah tak lagi digunakan tapi masih harus disimpan di lokasi off-site. Dan di sini lah jasa pengarsipan dokumen bisa jadi solusi yang lebih efektif untuk kebutuhan perusahaan Anda.

Keamanan Pengarsipan yang Lebih Terjamin

Dokumen dengan data dan informasi penting dan sensitif jelas membutuhkan area tersendiri untuk penyimpanan dan pengarsipan. Tujuannya tentu agar dokumen-dokumen tersebut hanya bisa diakses secara terbatas oleh orang-orang yang mendapatkan otorisasi akses, baik itu dokumen digital maupun kertas.

Apabila Anda selama ini khawatir kalau-kalau dokumen penting perusahaan diakses oleh orang yang salah, keliru lokasi penyimpanannya, atau bahkan dicari, Anda jelas perlu pertimbangkan kembali di mana sebaiknya dokumen disimpan. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan layanan jasa pengarsipan dokumen terpercaya dengan lokasi penyimpanan dokumen off-site yang aman dan termonitor.

Lokasi Penyimpanan yang Aman

Risiko yang bisa menimpa dokumen penting bukan hanya risiko otorisasi akses yang keliru ataupun pencurian data, tapi juga risiko kerusakan karena bencana alam, seperti banjir dan kebakaran. Tak sedikit bisnis yang bangkrut pasca bencana alam karena tidak bisa memulihkan informasi yang hilang karena kejadian tersebut.

Oleh karena itu, jasa pengarsipan dokumen juga menawarkan area penyimpanan yang lebih kondusif untuk penyimpanan. Misalnya ruangan dengan pengaturan suhu dan kelembapan, hingga konstruksi area yang tahan api maupun banjir.

Sumber:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *